Đào tạo nội bộ tại công ty
(theo Blog Nguyễn Hồng Hải)
Tôi có tham gia một công ty tài chính bên Canada và có biết cách họ thiết kế hệ thống đào tạo nội bộ của họ. Ở VN nhiều công ty cũng sẽ hướng tới làm sao có được cách thức giáo dục nội bộ tốt. Một hệ thống giáo dục nội bộ hiệu quả được thiết kế để làm sao nhân viên đáp ứng được yêu cầu công việc của công ty, tiết kiệm chi phí tới mức tối đa và nhờ hệ thống này công ty không bị ảnh hưởng bởi sự biến động nhân sự.
Cách thức xây dựng hệ thống này cũng không phải là quá phức tạp và hoàn toàn có thể áp dụng vào các công ty và doanh nghiệp lớn ở VN, nơi mà có nhiều nhân viên và nhiều chi nhánh rải rác khắp nơi. Để xây dựng hệ thống này thì làm một số việc như sau:
1. Soạn một hệ thống tài liệu đào tạo nội bộ, hệ thống này phải được soạn một cách hệ thống, dễ hiểu, từ đơn giản tới phức tạp, phải do những người có trình độ và khả năng sư phạm soạn thảo. Tại VN thường đang có 2 xu hướng khi gửi tài liệu cho nhân viên:
- Đưa cho một loạt các tài liệu và văn bản để nhân viên mới vào đọc, điều này gây mất thời gian và không đảm bảo nhân viên có thể nhớ hết được, vì số lượng văn bản quá lớn và kiến thức không được hệ thống hóa, chưa thông qua xử lý và sắp xếp hợp lý.
- Để cho các trưởng phòng ban Hội sở tự soạn thảo: Thông thường những người này có thể là người có kinh nghiệm nhưng chưa chắc đã là những người có khả năng hệ thống và khả năng sư phạm, nên tài liệu nội bộ thường không được hệ thống và ít thể hiện sự xuyên xuốt, tính chuyên nghiệp chưa cao khi đưa vào đào tạo.
Việc soạn thảo hệ thống tài liệu này thời gian đầu phải lập thành dự án, có những người thật giỏi thậm chí cả Tổng giám đốc tham gia vào soạn thảo hay những chuyên gia đầu nghành soạn thảo, sau đó sẽ được chỉnh sửa lại hàng năm thông qua các phản hồi trong quá trình đào tạo thực tế và khi có những kiến thức mới cập nhật. Hệ thống này rất quan trọng để làm sao cho bất cứ nhân viên mới nào vào làm việc chỉ cần mất thời gian rất ngắn ( vài ngày là có thể nắm được tất cả những cơ bản mang tính lý thuyết về công việc, công ty, và trách nhiệm, quyền lợi của họ).
2. Thực hiện về đào tạo:
Hiện nay nhiều công ty và ngân hàng hay thực hiện đào tạo bằng cách cho nhân viên là giáo viên xuống các chi nhánh thực hiện đào tạo hoặc gửi nhân viên tới cơ sở đào tạo nào đó mà họ thuê, việc này cũng khá tốn kém chi phí và việc đào tạo không được thường xuyên nên dễ dẫn tới việc nhân viên được đào tạo xong quên luôn. Kể cả như Habubank theo tôi biết trước đây tốn hàng tỷ đồng cho đào tạo nhân viên vì gửi đi học với chi phí tốn kém nhưng chất lượng nhân viên vẫn không tốt, do cách thức triển khai và áp dụng không hợp lý. Tại công ty tôi đang tham gia thì họ có phân loại cho từng đối tượng và việc đào tạo được thực hiện rất thường xuyên ( một tuần 2 lần vào cuối giờ) phần lớn là ngồi xem các video của những chuyên gia hàng đầu dạy về nghiệp vụ. Sau đó từng nhóm họp và trao đổi, có những gì vướng mắc có thể email và hỏi chuyên gia sau. Sau đó những câu hỏi và những vấn đề nào thường gặp sẽ được đưa vào hiệu chỉnh bài giảng lần sau của chuyên gia. Điều này giúp công ty tiết kiệm chi phí mà chất lượng giảng dạy tương đương, đặc biệt tốt cho công ty lớn nhiều chi nhánh với nhiều nhân viên.
Các nhân viên có thể tự nghiên cứu bằng cách vào online và xem video và cũng có hệ thống các case study online để nghiên cứu và thực hành thêm, nhưng việc ngồi học cả chi nhánh là bắt buộc hàng tuần và có thảo luận sao buổi học nếu cảm thấy cần.
Với việc thực hiện hệ thống như thế này công ty có thể có thểm các điều kiện về kiểm tra kiến thức nhân viên thì buộc mọi nhân viên phải học tập và nâng cấp liên tục và thường xuyên. Công ty tiết kiệm chi phí tối đa, chỉ phải mất thời gian đầu thành lập dự án để thiết kế hệ thống tài liệu ( sách giấy, video, câu hỏi online, case study). Sau đó thì mọi nhân viên có thể tự nghiên cứu và những người quản lý có thể tự đào tạo nhân viên mình dựa vào việc trả lời những thắc mắc của nhân viên sau khi xem xong tài liệu hoặc hỏi đội ngũ chuyên gia. Nhưng điều quan trọng nhất là hệ thống tài liệu này phải được những người giỏi có tính hệ thống và khả năng sư phạm soạn thảo. Để làm sao cho nhân viên kém nhất đọc với thời gian ngắn nhất có thể nắm bắt và làm việc được. Và việc học là được duy trì thường xuyên, liên tục và bắt buộc đối với mọi nhân viên.